Cum sa trimiti un E-Mail perfect?

Cum sa trimiti un E-Mail perfect? In viata de zi cu zi E-mail-urile au devenit indispensabile, fiecare angajat, in medie, primeste si trimite aproximativ 50-60 e-mailuri pe zi. Managerii trebuie sa prelucreze chiar un volum dublu de e-mailuri.

Pe langa avantajele utilizarii e-mailurilor, cum ar fi o comunicare rapida, compacta, si independenta de timp, exista si dezavantaje in utilizarea lor. Aceste dezavantaje ar fi, ca ocupa un timp indelungat si o eficienta scazuta in viata de zi cu zi.

Multi angajati vad in multe din aceste e-mailuri o intrerupere constanta si suparatoare a ritmului de lucru, cea ce duce la  reducerea productivitatii.  Acest lucru creste gradul de oboseala si stresul la locul de munca. Asa ajung angajatii sa simta ca raman in urma cu problemele reale de serviciu.

In plus, s-a dovedit, ca odata ce am intrerupt activitatea si am citit e-mailul, avem nevoie in medie de 10 minute sa reluam munca cu aceasi concentrare ca la inceput. Practic este aproape o minune ca primind atatea e-mailuri mai putem fi productivi.

Cum se citesc efectiv e-mailurile ?

Merita sa investesti timp in scrierea de e-mailuri ?  Sunt citite acestea  corect ? De fapt tot conceptul acesta cu e-mailuri s-a schimbat foarte mult in ultimii ani. Acest lucru se datoreaza in principiu dezvoltarii rapide a dispozitivelor mobile. Scrisorile electronice au fost citite mult timp numai de pe computer, insa azi, se pot citi de pe tablete  sau smartphon-uri. Asta inseamna ca putem citi e-mailurile in pauza de masa sau in gara, cand asteptam sa vina trenul.

Astfel puterea de concentratie se  reduce  si amanam cititul e-mailurilor pe mai tarziu. De acea e-mailurile  trebuiesc scrise scurt, ideile trebuie sa fie clare,propozitiile scrise succint. Mesajele de baza trebuie scrise cu litere in stil aldin si ingrosate, astfel incat sa trezeasca atentia la prima vedere. In concluzie, mesajele trebuiesc scrise cu un grad ridicat de atentie si de pricepere profesionala.

Instructiuni pentru un e-mail perfect

1. Adresa de e-mail corecta

Nu numai adresa destinatarului trebuie scrisa corect, dar si  cea proprie. Este foarte important ca adresa sa fie una profesionista si sa se utilizeze aceeasi adresa de e-mail atunci cand comunicati cu aceasi persoana. In caz contrar, nu numai partenerul vostru , chiar voi veti pierde privirea de ansamblu asupra problemei.

2. Subiectul

Subiectul este deseori subestimat ca si importanta. Este adesea insa factorul decisiv daca e-mailul vostru este citit imediat, mai tarziu sau niciodata. Nu este usor sa scrieti  un subiect principal. Partenerul vostru trebuie sa stie, prin acest paragraf,   despre ce este vorba in e-mail, si daca acesta merita sa fie citit.

Ca o regula generala: denumiti intai subiectul si abia pe urma folositi textul. Textul sa fie succint, scurt si nu scrieti propozitii fara rost. Un subiect scurt nu este intotdeauna nepoliticos, dar economiseste timp si promoveaza o comunicare eficienta. In incheiere folosti un salut politicos ca de alfel in intreg continutul mesajului.

3. Mentineti corespondenta in desfasurare

Odata ce corespondenta este inregistrata, aceasta trebuie sa ramana in functiune. Acest lucru inseamna ca mesajele scrise anterior trebuiesc indosariate corespunzator si nu sterse. Asfel mesajele pot fi recitite in caz de nevoie. Acest lucru evita neintelegerile si ambiguitatiile ce pot aparea pe parcursul conversatiilor. In timp ce notele”Re” sau”Fwd” in subiect pot fi scurtate, conversatiile pot ramane ca text in e-mail. Spatiul de stocare pentru posta electronica este foarte redus.

4. Salutul

Salutul este cea mai importanta fraza de curtoazie intr-un e-mail. Nu trebuie sa  lipseasca niciodata si, pe cat posibil, sa nu fie adresata anonim (dragi doamne si domni) . Aflati numele persoanei de contact si scrieti-l corect. Daca persoana de contact are si un titlu (doctor), acest titlu trebuie mentionat. Salutul ca „domnul” sau „doamna” poate fi omis. In acest caz se poate scrie: „Draga dr. Xulescu”. Expresii ca „neata”,”salut” etc. trebuiesc evitate in aceste corespondente electronice.

5. Selectati informatiile

Pentru a scrie un e-mail cat mai scurt cu putinta, informatiile trebuiesc adunate si ordonate astfel incat informatia care ajunge la destinatar sa fie concisa, la obiect, si sa nu plictiseasca . Astfel, ordonarea informatiilor va face ca, in cazul trimiterii e-mailurilor consecutive, sa te ajute sa nu uiti date importante. Asadar strangeti toate informatiile, selectati datele importante, si ordonati-le intr-un e-mail concis.

Daca doriti sa discutati doua teme diferite cu partenerul de afaceri, scrieti doua e-mailuri separate, fiecare cu subiectul si  tema diferita. Deseori e-mailurile sunt ordonate in functie de tema sau proiect. Avand doua teme intr-un e-mail, ramane ca destinatarul sa decida ce ordoneaza, lucru care il poate face fie mai tarziu, sau poate chiar sa uite acest lucru.

6. Structurati mesalele de e-mail

Structura cuvintelor cheie are o deosebita importanta la redactarea e-mailurilor. Nimic nu este mai rau pentru ochi decat un text scris incoerent sau cu greseli gramaticale. Prin urmare, utilizati paragrafe, enumerari si fiti atenti la greseliile de gramatica.

7. Folositi enumeratiile

Listele sunt mai clare atunci cand sunt numerotate sau punctate. Astfel partenerul recunoaste mai usor continutul important si, daca este  necesar va putea introduce comentarii direct la punctele enumerate de dumneavoastra.

8. Verificati datele de contact

Fiecare e-mail de afaceri pe care il transmiteti contine informatii, date de contact si semnatura dvs.prestabilita. Verificati si actualizati in mod regulat aceste date. Daca partenerul vostru incearca sa va contacteze si nu poate, acest lucru va fi enervant si neprofesional.

9. Uniformizati formatul

Verificati daca ati utilizat acelasi font si dimensiune in intregul e-mail. Este important pentru un aspect profesional. Puteti utiliza chiar si diferite culori pentru a sublinia eventual termenele limita sau date foarte importante.

10. Corectarea

Inainte de a trimite e-mailul trebuie facuta o corectare a textului. In graba pot aparea greseli de ortografie, greseli de punctuatie, etc, lasand o impresie neprofesionala.

11. Verificati adresa

Acuma verificati daca adresa este scrisa corect si trimiteti e-mailul. Daca trimiteti un atasament verificati daca a fost preluat de program. In plus el nu trebuie sa depaseasca 5 MB.

Reguli de baza si sfaturi petru E-mailul perfect

Cu practica si atentie va veti obisnui sa scrieti si sa trimiteti un e-mail de la toate dispozitivele mobile. Cu toate acestea se vor mai strecura mici greseli in transmiterea mesajelor. La sfarsit va dau niste reguli si sfaturi de baza, astfel incat sa nu mai faceti greseli.

• Cuvintele straine si cele „englezesti” sunt adesea folosite pentru ca textul sa apara mai profesionist. Din pacate de multe ori partenerul va avea greutati in a descifra un text ambiguu.
• O comunicare politicoasa si prietenoasa este esenta unei relatii bune de afaceri. Prin urmare ramaneti mereu calm si prietenos, chiar daca sunteti tentat sa dati frau liber emotiilor.
• Emoticoanele nu fac parte din e-mailurile formale sau din contactul cu clientii. Abrevierile trebuiesc  evitate in cel mai bun caz.
• Ironia este foarte des inteleasa gresit in forma scrisa si, prin urmare nu are ce cauta in relatiile de afaceri. Pastreaza glumele pentru prietenii tai.
• Linkurile te pot ajuta, dar ar trebui folosite cu intelepciune si intr-un mod adecvat. Asigurati-va ca sunteti conectat la site-uri serioase si utilizati-le asfel incat sa nu denatureze mesajul care trebuia transmis.
• Atasamentele trebuiesc salvate si deschise inainte de citire. Prin urmare ar trebui utilizate numai daca informatiile nu pot fi incluse im e-mailul propriu-zis. Daca trebuie sa utilizati atasamente, atunci specificati in text, pe scurt, continutul atasamentlui. Inainte sa trimiteti mesajul fiti sigur ca ati inclus atasamentul respectiv.